أغلب الوقت الذي يخسره فريقك في لوحات التحكم ولوحات الإدارة لا يأتي من مهمة كبيرة واحدة. بل يأتي من عمل روتيني مقسّم إلى خطوات صغيرة كثيرة: تسجيل الدخول ثم البحث عن القسم وفتح النموذج وملء حقل بعد حقل والانتقال إلى تطبيق آخر للحصول على رقم ثم العودة والحفظ. في HBS أحصينا 14 خطوة يدوية لنشر مقال واحد وأغلب الفرق تكرر مهام مثل هذه كل يوم. والأبحاث تضع لهذا حجمًا واضحًا: ففي دراسة نشرتها Harvard Business Review عام 2022 تنقّل الموظفون بين التطبيقات نحو 1200 مرة في اليوم وقضوا ما يقارب أربع ساعات أسبوعيًا في استعادة تركيزهم. نعرض في هذا المقال ما تقوله الأبحاث وطريقة بسيطة لقياس النقرات والدقائق التي تستهلكها مهمة واحدة في فريقك والحلول التي تنجح فعلًا.
ما مشكلة النقرات الأربع عشرة؟
نطلق هذا الاسم على أي مهمة روتينية سهلة الوصف بطيئة التنفيذ. ونشر مقال مثال جيد لأن الجميع يفهم النتيجة المطلوبة: منشور جديد على الموقع بصورة وبحقول محركات البحث الصحيحة. وهذه هي الخطوات المنفصلة التي يحتاجها يدويًا كما ندرجها في صفحة خدمتنا:
- تسجيل الدخول
- قسم المقالات
- مقال جديد
- العنوان
- كتابة المحتوى
- رفع الصورة
- وصف الصورة
- اختيار التصنيف
- عنوان محركات البحث
- الوصف المختصر
- رابط الصفحة
- تاريخ النشر
- المعاينة
- النشر
لا توجد خطوة صعبة بين هذه الخطوات. المشكلة أنها تتراكم وتتكرر وكل واحدة منها تطلب قدرًا من الانتباه. ويتكرر النمط نفسه في كل أقسام الشركة: تغيير سعر في المتجر الإلكتروني أو سحب أرقام الأسبوع الماضي من لوحة التحليلات أو تحديث حالة عميل في نظام إدارة العملاء أو مراجعة المخزون في نظام تخطيط الموارد وتجهيز أمر شراء. كل مهمة تبدو أصغر من أن تستحق الإصلاح فلا يصلحها أحد ومعًا تملأ الأسبوع.
كم من الوقت تخسره الفرق في التنقل بين التطبيقات والنوافذ؟
من القياسات المفيدة هنا دراسة نشرتها Harvard Business Review عام 2022 شملت 20 فريقًا و137 مستخدمًا في ثلاث شركات من قائمة Fortune 500 وتمت متابعتهم لمدة تصل إلى خمسة أسابيع. تنقّل الموظفون بين التطبيقات نحو 1200 مرة يوميًا وهو ما يعادل ما يقارب أربع ساعات أسبوعيًا في استعادة التركيز بعد كل تنقّل أي نحو 9% من وقت العمل.
وعدد الأدوات وراء هذا التنقل في ازدياد. فقد وجد استطلاع أجرته Gartner على 4861 موظفًا بدوام كامل في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة والهند والصين بين سبتمبر ونوفمبر 2022 أن الموظف المكتبي يستخدم في المتوسط 11 تطبيقًا مقابل ستة تطبيقات في 2019. ويستخدم 40% منهم أكثر من المتوسط ويستخدم 5% منهم 26 تطبيقًا أو أكثر.
هذه دراسات عالمية شملت شركات كبيرة في أغلبها ولم نجد استطلاعًا منشورًا مماثلًا عن مصر أو الخليج. لكن الصورة مألوفة لأي فريق في المنطقة يدير موقعًا إلكترونيًا ونظامًا لإدارة العملاء ونظامًا لتخطيط الموارد ولوحة تحليلات وتطبيق محادثة في الوقت نفسه وغالبًا بلغتين.
ما «العمل على العمل» وكم يستهلك من اليوم؟
«العمل على العمل» هو الوقت الذي يذهب في تنسيق العمل بدلًا من أداء المهمة التي تم توظيف الشخص من أجلها: ملاحقة التحديثات والبحث عن الملفات ونقل المعلومات من مكان إلى آخر. وقد شمل مؤشر Anatomy of Work العالمي لعام 2023 من Asana وهو أحدث إصدار من الدراسة أكثر من 9615 من العاملين في وظائف المعرفة في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة وأستراليا وفرنسا وألمانيا واليابان. وظل «العمل على العمل» يستهلك الجزء الأكبر من يومهم: 58%.
وتربط الدراسة نفسها بين عدد التطبيقات وضياع المهام. فقد استخدم العاملون في وظائف المعرفة 8.8 تطبيق يوميًا في المتوسط و10 تطبيقات لمن هم في مستوى المدير فما فوق. ومن بين من يستخدمون من 6 إلى 15 تطبيقًا قال 15% إنهم تفوتهم رسائل ومهام وارتفعت النسبة إلى 25% بين من يستخدمون 16 تطبيقًا أو أكثر.
كم من الوقت يضيع في البحث عن المعلومات؟
يُفترض أن تجعل لوحات التحكم المعلومة قريبة لكن الوصول إلى الرقم الصحيح ما زال يتطلب جهدًا. فقد وجد استطلاع Gartner نفسه أن 47% من الموظفين الرقميين يجدون صعوبة في العثور على المعلومات أو البيانات التي يحتاجونها لأداء عملهم بكفاءة. وقدّر تقرير لمعهد McKinsey العالمي صدر عام 2012 وهو أقدم لكنه من أكثر التقارير استشهادًا أن الموظف الذي يعتمد عمله على التواصل يقضي 28% من أسبوع العمل في إدارة البريد الإلكتروني ونحو 20% في البحث عن معلومات داخلية أو عن زملاء يستطيعون المساعدة.
داخل لوحة التحكم يبدو البحث هكذا: تفتح أداة التحليلات وتختار الفترة الزمنية وتضيف عامل تصفية وتقارن بالشهر الماضي ثم تصدّر الأرقام وتلصقها في عرض تقديمي وتسأل زميلًا لماذا يبدو الرقم غريبًا. البيانات كانت موجودة طوال الوقت. والوقت ضاع في الوصول إليها. وإذا كانت هذه مشكلة إدارية في الأساس لديك فإن دليلنا عن الانتقال من التقارير الشهرية إلى الإجابات الفورية يتناول هذا الجانب.
لماذا تكلّف المقاطعات الصغيرة أكثر مما تبدو؟
كل انتقال بين شاشتين مقاطعة صغيرة وللمقاطعات تكلفة أكبر مما يبدو. فـالجمعية الأمريكية لعلم النفس تنقل عن عالم النفس David Meyer قوله إن العوائق الذهنية القصيرة التي يسببها الانتقال بين المهام قد تكلّف ما يصل إلى 40% من الوقت المنتج للشخص. وهذا حد أعلى لا متوسط لكنه يفسر لماذا يُرهقك يوم مليء بالتنقلات الصغيرة حتى لو لم تكن أي مهمة فيه صعبة.
وهناك تكلفة في الجودة أيضًا. فكل رقم يُنسخ من نظام إلى آخر وكل حقل يُملأ من الذاكرة فرصة لخطأ مطبعي أو تصنيف خاطئ أو رقم قديم. وكلما زادت خطوات المهمة زادت المواضع التي يمكن أن يدخل منها الخطأ.
كيف تقيس النقرات والدقائق التي تستهلكها مهمة روتينية واحدة؟
لا تحتاج إلى برنامج لهذا القياس. تحتاج إلى مهمة واحدة وزميل يؤديها كثيرًا وساعة إيقاف وعدّ أمين.
- اختر مهمة روتينية واحدة تتكرر كثيرًا: تقرير أسبوعي أو نشر مقال أو إضافة منتج أو تجهيز أمر شراء.
- اكتب ما يبدأ المهمة وما تعنيه النتيجة النهائية حتى يتفق الجميع على نقطة البداية والنهاية.
- راقب أداءها بالطريقة المعتادة واحسب كل نقرة وكل حقل وكل انتقال بين الشاشات والتطبيقات دون أن تقترح اختصارات.
- قِس الوقت في ثلاث مرات منفصلة واعتمد القيمة الوسطى.
- احسب عدد مرات تكرارها على مستوى الفريق في أسبوع عادي من التقويم أو قائمة المهام أو سجل النظام نفسه.
- سجّل وقت الانتظار: الموافقات أو الصور الناقصة أو المطوّر الذي يجب أن ينفّذ التغيير.
- اضرب دقائق المرة الواحدة في عدد المرات الأسبوعية لتعرف التكلفة الأسبوعية لمهمة واحدة.
| ما تسجّله | طريقة تسجيله | مثال: نشر مقال واحد |
|---|---|---|
| اسم المهمة | سطر واحد قصير | نشر مقال واحد بالعربية والإنجليزية |
| ما يبدأ المهمة | الحدث الذي يطلقها | اعتماد المسودة النهائية |
| النتيجة النهائية | شكل المهمة حين تكتمل | منشور على الموقع بصورة وحقول محركات البحث |
| النقرات والحقول والخطوات | العدّ أثناء المراقبة | عددنا لهذه المهمة 14 خطوة |
| الشاشات والتطبيقات المستخدمة | اذكر كل واحدة | لوحة الإدارة ومجلد الصور ومستند المسودة |
| دقائق المرة الواحدة | القيمة الوسطى لثلاث مرات | من ساعة الإيقاف |
| عدد المرات أسبوعيًا | العدّ على مستوى الفريق كله | من تقويم النشر لديك |
| وقت الانتظار | أين تتوقف المهمة | انتظار صورة أو ترجمة |
| مواضع الخطأ | أين تقع الأخطاء عادة | تصنيف خاطئ أو وصف صورة ناقص |
| المسؤول | من يؤديها عادة | محرر المحتوى |
كرر التمرين مع أكثر خمس مهام تكرارًا وستحصل على قائمة صادقة بالمواضع التي يذهب فيها الأسبوع. وهذا القياس الأساسي هو ما ستحتاجه لاحقًا للحكم على أي تغيير كما نشرح في دليلنا عن قياس العائد على الاستثمار في الذكاء الاصطناعي.
كيف تقلل النقرات قبل أن تشتري أي شيء جديد؟
ابدأ بالحلول قليلة التكلفة. فكثير من الفرق تتخلص من جزء كبير من هذا العناء دون نظام جديد.
- استخدم أدوات أقل. اكتب قائمة بكل تطبيق يفتحه الفريق خلال الأسبوع وتخلّص مما يكرر غيره. فوجود قائمتين للعملاء يعني بحثًا مضاعفًا وأخطاء مضاعفة.
- احفظ طرق العرض والاختصارات. عوامل التصفية المحفوظة ولوحات التحكم الافتراضية والروابط المباشرة لصفحة الإدارة المطلوبة تختصر الخطوات الأولى في كثير من المهام.
- استخدم القوالب. قوالب المقالات والمنتجات والحقول المعبأة مسبقًا تقلل الحقول الفارغة التي تحتاج إلى ملئها.
- اجمع الأعمال المتشابهة. تحديث عشرة منتجات في جلسة واحدة يستهلك انتباهًا أقل من تحديث منتج واحد في كل مرة بين مهام أخرى.
- أتمت القواعد الثابتة. حين تتبع المهمة القاعدة نفسها دائمًا مثل إنشاء سجل عميل عند إرسال نموذج التواصل فإن أتمتة بسيطة تزيلها تمامًا.
- اسمح بالطلبات باللغة العادية في المهام التي تتغير في كل مرة حيث تتعطل القواعد الثابتة. ونقارن بين الخيارات في مقال وكلاء الذكاء الاصطناعي وروبوتات المحادثة والأتمتة.
| الحل | ما يزيله | حدوده |
|---|---|---|
| أدوات أقل | التنقل بين التطبيقات والبيانات المكررة | يحتاج إلى اتفاق بين الأقسام |
| طرق العرض المحفوظة والاختصارات | البحث عن الشاشة الصحيحة | يجب أن يضبطها كل شخص بنفسه |
| القوالب | الكتابة المتكررة والحقول الفارغة | ما زال أحدهم يمر بكل خطوة |
| الأتمتة القائمة على القواعد | المهمة كلها حين لا تتغير القاعدة | تتعطل حين تختلف الطلبات |
| الطلبات باللغة العادية | البحث بين الشاشات والحقول | تحتاج إلى صلاحيات وموافقات واضحة |
كيف يتعامل «أمرك» مع مشكلة النقرات الأربع عشرة؟
«أمرك» مساعد ذكاء اصطناعي من HBS Group يعمل داخل الأنظمة الموجودة لدى الشركة بالفعل: الموقع ومحتواه ولوحات التحكم والتحليلات ونظام إدارة العملاء ونظام تخطيط الموارد والتقويم وبوابة العملاء وأدوات التصميم. يكتب الموظف طلبه بالعربية أو الإنجليزية بلغة عادية ويتولى «أمرك» تنفيذه. وهو مبني على MCP وهو معيار مفتوح لربط مساعدي الذكاء الاصطناعي بأنظمة الشركات (راجع مقال ما هو MCP) وتبني HBS Tech موصّلًا مخصصًا لكل عميل يغطي أقسامه وقواعده.
وإذا طبّقناه على الخطوات الأربع عشرة السابقة تتحول القائمة كلها إلى جملة واحدة: يكتب أحد أفراد فريقك الطلب ثم يراجع النتيجة. والأمر نفسه ينطبق على مهام أخرى تعني عادة التنقل بين الشاشات:
- «انشر مقالًا في موعد محدد مع صورة» بدلًا من ملء كل حقل يدويًا.
- «اشرح سبب انخفاض الزيارات واعرض الصفحات الأفضل أداءً» بدلًا من بناء التقرير بنفسك.
- «لخّص عمل أمس» بدلًا من فتح كل أداة على حدة.
- «نبّهني إلى الأصناف منخفضة المخزون وجهّز مسودة أمر شراء» بدلًا من التنقل بين نظام تخطيط الموارد وجدول البيانات.
يمر كل طلب بخمس خطوات: يفهم «أمرك» الطلب ثم يتحقّق من صلاحيات صاحبه ثم يجهّز التغيير كاملًا ثم يستأذنك إن كان الإجراء حساسًا ثم يُنفّذ المهمة ويسجّلها. ونعرض مثالًا كاملًا في مقال كيف يعمل «أمرك». فالرسائل إلى العملاء وحذف أي شيء وتغيير الأسعار تنتظر الموافقة دائمًا ولا يصل كل شخص إلا إلى ما تسمح به صلاحياته ويُسجَّل كل إجراء بمن طلبه ومتى وما الذي تغيّر كما نوضح في دليلنا عن تشغيل الذكاء الاصطناعي بأمان داخل الأنظمة. ولا حاجة إلى نقل البيانات أو استبدال الأنظمة ويمكن إيقاف «أمرك» في أي وقت.
لا يلغي «أمرك» الحاجة إلى مراجعة العمل. لكنه يلغي البحث بين الشاشات. وللأفكار راجع قائمة الأوامر الجاهزة حسب القسم ودراسة الحالة عن طريقة إدارة HBS لعملها بـ«أمرك».
لو فريقك بيقضي يومه في النقر بين لوحات التحكم وشاشات الإدارة، ابدأ بقياس مهمة واحدة بالجدول اللي فوق. وبعدها احجز جلسة اكتشاف مجانية من صفحة «أمرك» وفريقنا هيساعدك تحدد أنهي مهام روتينية ممكن تبقى جملة واحدة.
